Scannen & Archivieren

Scanservice mit Archivierung und Dokumentenmanagement Dienstleistungen sowie Online-Archiv-Portal

Sie haben Belege und Dokumente die Sie professionell und effizient scannen möchten!

Eingehende Dokumente werden bei uns im ersten Schritt aufbereitet, sortiert und zur Weiterverarbeitung vorbereitet.

Anschließend werden diese, mit unseren Hochleistungsscannern gescannt, und wenn es gewünscht ist über spezielle OCR- ICR- OMR- IWR- BCR-basierte Erkennungssoftware automatisch erfasst und dann durch unser geschultes Personal mit weitreichender Sachbearbeiter-Kompetenz indiziert und geprüft.

Sollen Informationen erfolgreich wiedergefunden werden, so müssen die gescannten Dokumente durch spezielle Suchbegriffe (Indizes) eindeutig zuzuordnen werden.

Wir Scannen und Erkennen derzeit über 15.000.000 Belege/Images, und Erfassen/Prüfen/Bearbeiten derzeit über 40.000.000 Belege/Emails/Faxe/Images/Audio-Dateien per Jahr (Tendenz steigend).

BSD Scan-Service beinhaltet

  • Abholung der Dokumente in verschlossenen Metallkoffern
  • Arbeitsvorbereitung: Dokumente entheften / entklammern / entfalten
  • Batchaufbereitung: Dokumente in Stapeln für den Scanner herrichten
  • Digitalisierung / Scannen der Dokumente in schwarz/weiß, Graustufe oder Farbe
  • Arbeitsnachbereitung: Rückheftung der Dokumente in Ihren Originalordnern
  • Indexierung / Verschlagwortung nach Ihren Anforderungen und Bedingungen
  • Lieferung der digitalen Bilder in allen Formaten, z.B. im TIFF-G4, JPG- oder PDF- bzw. PDF/A Format
  • Lieferung auf Datenträgern, z.B. CD-R, DVD-R, USB-Stick oder Transfer per sichern Transfer Protocol/SFTP
  • OCR- ICR- OMR- IWR- BCR- Auslesung und Erstellung einer Volltext-durchsuchbaren PDF-Datei
  • Erstellung von Importdateien für das kundenseitig eingesetzte elektronische Archiv- bzw. Dokumenten-Management-System/DMS
  • Anlieferung der gescannten Originalordner zum Auftraggeber
  • Aktenvernichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • kurzfristige Einlagerung oder Langzeitarchivierung der gescannten Originaldokumente bis zu 30 Jahren
Ordner

OCR- Optical Charcter Reconition = Erkennung von Maschinenschrift
ICR- Intelligent Character Recognition = Erkennung von Blockhandschrift
OMR- Optical Mark Reading = Erkennung von Ankreuzfeldern, Umkringelungen
IWR- Intelligent Word Recognition = Erkennung von Fließtexthandschriften, oder Sprache (Zahlen und Wörter)
BCR- Barcode Recognition = Erkennung von Barcodes (1D und 2D Barcodes mit bis zu 2000 Zeichen)

  • Eingangsrechnungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Fragebögen
  • Anträge
  • Verträge
  • Besuchsberichte
  • Antwortkarten / Response Management
  • Zählerselbstablesung
  • Bestandsakten und Ordner jeder Art
  • Digitale Posteingangsverarbeitung
  • und viele andere Arten von Dokumenten
Archivierung Akten

Selbstverständlich werden bei uns auch alle automatisch erfassten Daten nochmals geprüft und für Sie nach Ihren Angaben aufbereitet.

Akten, Ordner und Dokumente scannen:

Die Erfahrung zeigt: Erstklassige Scan-Vorlagen sind selten. Knicke im Papier, Büroklammern, Post-its, Tacker, Notizen sowie beidseitige Beschriftung wie allgemeine Geschäftsbedingungen gestallten den Scan-Vorgang oft schwierig.

Mit modernster Scantechnologie, Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen, Barcodetrennblätter, ausgereifter Software und einem erfahrenen Mitarbeiterteam erzielen wir für Sie das beste Ergebnis.

Mehrere Hochleistungs-Dokumenten-Scanner digitalisieren bei uns für Sie formatunabhängig im Simplex- als auch im Duplex-Verfahren und mit unterschiedlichstem Schriftgut bis zu einer Größe von DIN A3. Dokumente in der Größe A1/A0 werden gesondert verarbeitet. Alle Akten, Ordner und Dokumente werden von uns vor- nachsortiert, geordnet, indexiert und für Ihr System aufbereitet.

Wir lagern natürlich Ihre Aktenbestände in unserem Hochsicherheitsarchiv, oder bringen Ihre Akten und Ordner nach der Bearbeitung in verschlossenen Behältern zu Ihnen zurück.

Hochleistungsscanner

Archivierung

Ob es sich um das Einscannen von Papierdokumenten und die Bereitstellung dieser Dokumente in Elektronischer oder Original Form handelt!

BSD bietet umfangreiche Digitalisierung-/Archivierungs- Dienste und integrierte Lösungen, die in jeder Branche nutzbringend eingesetzt werden können - vom Finanz / Versicherung / Gesundheitswesen bis hin zum Rechtswesen.

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Management. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt.

So Archivieren wir Ihre Belege in unser oder auf Wunsch auch in Ihrem Archivsystem. Gespeicherte Dokumente können auch teilweise bis zu 30 Jahren körperlich in Lagern archiviert werden

Die Einlagerung Ihrer Ordner erfolgt unter hoch gesicherten und zertifizierten Lagerungsbedingungen.
Sie entscheiden über die Dauer der Einlagerung.

Oder Nutzen Sie unsere Online-Plattform:
Registrierte Benutzer können sich über die Online-Plattform einzelne Ordner/Akten im Original oder als Scan (PDF) ansehen. Über eine Rechtevergabe ist sichergestellt, dass nur zugelassene Mitarbeiter aus ihren Fachbereichen (z.B. Buchhaltung, Personalabteilung, Einkauf) Ordner und Akten im Original oder als Scan (PDF) anfordern bzw. recherchieren dürfen.

Archiv

Sollten Sie zu unseren Scan und Archivierungsdienstleistungen Fragen haben, rufen Sie uns einfach an. Wir freuen uns auf Ihren Anruf:
Free-Call: 0800 / 273 8326 * (0800 / BSD TEAM) * Email: info@bsd-cc.de

Menu Menu